İşletmelerde Verimliliği Artıran Sosyal Güç: MENTORLUK PROGRAMLARI

Mentor; kökeni mitolojiye dayanan bir kelimedir. Ithaca kralı Ulysses savaşa giderken oğlu Prens Telemachus’u en yakın dostu Mentor’a emanet eder. Ulysses savaşta geçen yirmi yılın ardından geri döndüğünde oğlunun duyarlı, ahlaklı ve güçlü bir insan; ülkesine hükmedebilecek yeteneklerle donatılmış tam bir lider olarak yetiştirilmiş olduğunu görecektir. Prens Telemachus’u her açıdan mükemmel bir şekilde yetiştiren Mentor; kralı ve en yakın dostunun emanetini adeta bir pırlantaya çevirmiştir.

Kavramı ismini aldığı bu hikayeden yola çıkarak tanımlamak gerekirse, “mentor”: işletme içinde birçok farklı bölüm ve görevde çalışarak tecrübe kazanmış, liderlik potansiyeline sahip; işletmede yeni çalışmaya başlamış ya da uyum sağlama sorunu yaşayan genç çalışanlara kurum kültürü, hedefleri ve stratejilerini doğru yansıtan, bu çalışanların verimliliğini ve aynı zamanda kariyer gelişimlerini destekleyecek tavsiyelerde bulunan bir yol gösterici olarak tanımlanabilir.

Mentorluk kavramı hem işletme açısından, hem mentor açısından ve hem de mentordan yararlanan ve mentee olarak adlandırılan genç çalışanlar açısından mükemmel bir gelişim ve iç iletişim aracıdır.

Peki bir işletmede mentorluk programı uygulanması işletmeye, mentora ve mentee’ye nasıl kazanımlar sağlar? Mentorluk programlarının temel amaçları nelerdir? Program nasıl oluşturulmalı ve içerik ne olmalıdır?

İsterseniz tüm bu soruların cevaplarını örnek bir mentorluk programı dizayn ederek verelim.

MENTORLUK PROGRAMI ANA BAŞLIKLARI:

1. Mentorluk Programının Temel Amacı

2. Mentorluk Kriterleri, Mentor ve Mentee Seçimleri

3. Mentor – Mentee Toplantılarına İlişkin Kriterler

4. Mentor – Mentee Yöneticisi Toplantılarına İlişkin Kriterler

5. Mentorluk Programının Yaratacağı Eğitim İhtiyacı

6. Mentorluk Programının İşletmeye Getireceği Kazanımlar

Programın ana başlıklarını belirledik, şimdi içlerini dolduralım:

1. MENTORLUK PROGRAMININ TEMEL AMACI

İşletme (Organizasyon) Açısından:

• Kurum kültürü ve değişim yönetimine katkı sağlamak,
• Yönetici adaylarının ve yeni çalışanların bağlılığını ve organizasyonda devamlılığını temin etmek,
• Yeni göreve başlayan yönetici adaylarının ve çalışanların oryantasyon sürecine destek vermek,
• Olası sorunların mentorlar tarafından önceden saptanarak, üst yönetimin dikkatine sunulmasını sağlamak ve gerekli tedbirleri almak.

Mentor Açısından:

• Mentor olarak seçilecek yöneticilerin/çalışanların kariyerlerine yeni bir soluk, bir canlılık getirilmesinin temini,
• Mentorların eşitleri ve üstleri tarafından gördüğü sosyal kabulün ve saygınlıklarının pekiştirilmesi ve artırılması,
• Mentorun bilgi, beceri, tecrübe ve düşüncelerini kendinden daha tecrübesiz/genç adaylara aktarmasının sağlanması,
• Mentorun saygınlık, motivasyon ve kendini gerçekleştirme ihtiyaçlarının giderilmesi.

Mentee Açısından:

• Mentee olarak seçilecek adayların yönetsel becerilerinin geliştirilmesi,
• Bu adayların organizasyonun amaçlarını, hedeflerini, stratejilerini, ilkelerini, çalışma stilini ve kurum kültürünü daha çabuk ve iyi kavramalarının sağlanması,
• İş ve kariyer tatminlerinin sağlanması,
• Mentee adaylarının görünebilirliğinin artırılması,
• Erken kariyer başarısı için bu kişilere destek verilmesi.

Programın temel amaçları saptandıktan sonra mentorluk kriterleri belirlenmeli ve mentor seçimleri yapılmalıdır.

2. MENTORLUK KRİTERLERİ, MENTOR ve MENTEE SEÇİMLERİ

Mentorluk Kriterleri:

• İşletmede en az 4 yıl yönetici pozisyonunda çalışmış müdür ve direktör olarak görevine devam eden,
• İş etiği, çalışma şekli ve davranışsal özellikler açısından organizasyon içinde rol model olarak benimsenen, sevilen, örnek alınan,
• Ekip çalışması, organizasyon bilinci, davranışsal özellikleri; destekleyici, öğretici ve yol gösterici özellikleri ile öne çıkan,
• Kariyer platosunda duraklama evresine girdiği ve kariyerinin yeniden canlanması gerektiği düşünülen

kişiler mentor olarak seçilebilecek ideal çalışanlardır. Kriterler belirlendikten sonra sıra mentor seçiminin yapılmasına gelir.

Mentor Seçimi:

• Organizasyon İnsan Kaynakları Bölümünce yürütülen değerlendirme merkezi çalışmalarında, yetkinlik testlerinde; genel performans değerlendirmelerinde beklentileri aşan sonuçlara ulaşmış yöneticilerden/çalışanlardan oluşan mentor adayları belirlenerek bir havuz oluşturulması,
• Belirlenen bu adaylara sürecin anlatılması,
• Mentor adaylarının test görüşme kayıtlarını yapmalarının istenmesi,
• Hazırlanan kayıtların dinlenmesi,
• Adaylardan uygun olanların mentor olarak seçilmesi,
• Seçilen mentorların özgeçmişlerinin mentee ile paylaşılması,
• Her mentee’nin mentorunu seçmesi –ki burada rol model alma konusunun etkinliği açısından mentee’nin mentorunu seçmesi esas olmalıdır-

Her mentee’nin bir mentoru olabilir ancak, mentorlar görevlerinin önemine ve iş yoğunluklarına göre aynı dönemde bir veya iki mentee’ye mentorluk yapabilir.

Mentee Seçimi:

• İnsan Kaynakları Bölümünce yetenek yönetimi ve kariyer planlaması çalışmalarında; eğitimi, potansiyeli ve çalışkanlığı ile geleceğin yönetici adayları arasında görülen,
• Yeteneklerini ve yetkinliklerini organizasyon için nasıl daha yararlı kullanacağı konusunda yol göstericiye ihtiyaç duyduğu düşünülen,
• İşletmenin ihtiyaçlarının, hedeflerinin, stratejilerinin ve kendisinden beklentilerin anlatılması gerektiği düşünülen yeni çalışmaya başlamış tecrübesiz ama potansiyeli olan,

çalışanlardan oluşan mentee adaylarının belirlenmesi ve bir havuz oluşturulması. Bu adaylardan programa katılımı talep edenler ile yapılan mülakatlar neticesinde program kontenjanında yer almayı hak eden genç, dinamik, eğitimli, tecrübesiz ve doğru yönlendirme ile işletmeye daha faydalı olabilecek personelin mentee olarak seçilmesi ve bu kişilere sürecin anlatılması ile mentee seçimleri tamamlanabilir.

3. MENTOR-MENTEE TOPLANTILARINA İLİŞKİN KRİTERLER

Toplantılar formal ve informal olarak iki bölümde ele alınabilir.

Formal Toplantılar:

• İlk 3 Ay: Ayda 2 Kez
• Sonraki 1 Yıl : Mentee’nin ihtiyacına göre ayda bir ya da iki ayda bir.
• Formal toplantılar mentee’nin organizasyonun amaçlarını ve hedeflerini anlaması, hem iş süreçlerini hem de organizasyon içi/dışı network ilişkilerini sağlıklı yönetmesi, bireysel bilgi, beceri ve yetkinliklerini geliştirmesi, performans hedeflerine ulaşması, geleceğe ilişkin her türlü ödül/beklenti ve kariyer planları doğrultusunda doğru hamleler yapması konularında kendisine destek sağlamak amacıyla yapılır.

İnformal Toplantılar:

• Mentor ve mentee inisiyatifinde gerçekleştirilir.
• Mentor ve mentee istedikleri zaman ve yerde, istedikleri konularda görüşmek/dertleşmek vb. nedenlerle istedikleri sıklıkla toplanabilir.

4. MENTOR – MENTEE YÖNETİCİSİ TOPLANTILARINA İLİŞKİN KRİTERLER

• Mentor ile mentee yöneticisi dört aylık periyodlar halinde yılda 3 kez toplanır.
• Ancak, mentor – mentee görüşmelerinde gizlilik esastır.
• Mentor, mentee’nin gelişimi, beklentileri vb. konularda mentee yöneticisine mentee’ye yararlı olacağını düşündüğü konularda geribildirim yapabilir.
• Mentor mentee’nin yöneticisi ile genel konular (performans gelişimi için bulunulan öneriler, bilgi, beceri ve yetkinlikleri ile ilgili fikirler vb.) ve istisnai durumlar (iş tatminsizliği, uyuşturucu madde kullanımı vb.) dışında detay paylaşımda bulunmaz.

5. MENTORLUK PROGRAMININ YARATACAĞI EĞİTİM İHTİYACI

Eğitim Verilecek Kişilerin Belirlenmesi:

• Mentor Adayları,
• Mentee Adayları,
• Mentee’lerin Bağlı Bulundukları Yöneticiler

Mentor ve mentee’lerin yanı sıra, mentee yöneticilerinin de bu programın önemi; hem organizasyona, hem mentee’ye hem de mentee’nin çalıştığı bölüme ve dolayısıyla yöneticisine kazandıracakları konusunda kısa da olsa bir bilgi-eğitim semineri verilmesi ve mentee yöneticisinin de bu programın önemini kavrayarak desteklemesinin temini yerinde olacaktır.

Eğitim Verilecek Konular:

• Mentor ve Mentee Yöneticisi İçin: Mentorluk programının organizasyona, mentora, mentee’ye ve mentee yöneticisine sağlayacağı fayda, işletmenin programdan beklentileri ve bu program ile ulaşmak istediği hedefleri açıkça belirten bir bilgilendirme toplantısı yapılmalıdır.
• Mentor İçin: Mentee ile görüşmelerde sorulması gereken önemli sorular, beden dilinin doğru kullanımı, etkin iletişim, mentorluğun misyonu ve amaçları konularında bir eğitim yerinde olacaktır.
• Mentee İçin: Mentor ile mentee’nin ilk üç aylık formal toplantılarının ardından, mentorun mentee’nin geliştirilmesi ve etkinleştirmesini gerekli gördüğü konuları İnsan Kaynakları Bölümü’ne iletmesi ile oluşturulacak eğitim programları programın başarılı olması açısından önem taşımaktadır.

6. MENTORLUK PROGRAMININ İŞLETMEYE GETİRECEĞİ KAZANIMLAR

Programın amacından hareketle, mentorluk hem organizasyon hem de çalışanlar açısından önem taşımaktadır. Organizasyonun gelecekteki karar alıcıları olarak çalışanların (yönetici adaylarının) bilinçli ve sistematik bir biçimde belirlenmesini temin etmek, bu kişileri doğru bilgi, beceri ve yetkinliklerle donatmak, doğru önderlik davranışları sergilemelerini sağlamak, kurum kültürünü benimsemelerini ve ortak bir dil kullanmalarını sağlamak, olası problemlerin önceden tespit edilerek önlenmesi için aksiyon planları oluşturmak gibi faydalar işletmenin performansına pozitif yönde katkı sağlarken;

Mentor ve mentee açısından bakıldığında; bu kişilerin organizasyona olan aidiyet duygularının gelişmesi, bağlılıklarının artması, işletmede devamlılıklarının sağlanması, liderlik becerilerinin gelişmesi, kendini gerçekleştirme ihtiyaçlarının karşılanması, iş ve kariyer tatminlerinin sağlanması, doğru pozisyona doğru çalışanın terfi etmesi, görünebilirliklerinin artırılması, gördükleri sosyal kabulün yükselmesi ve buna bağlı olarak bireysel ve takım performanslarının yükselmesi konularında mentorluk programı yine pozitif yönde katkı sağlamaktadır.

Tüm bu süreç doğrultusunda; kişiler kendileri için belirlenen performans hedeflerine ulaşma konusunda doğru çalışmalar yapmaya, doğru ilişkiler kurmaya, doğru politikalar uygulamaya, doğru kararlar almaya ve kendi gelişimleri dolayısıyla organizasyonun gelişimine katkıda bulunmaya başlamaktadırlar. Ayrıca tüm bu faktörler performans değerlendirme süreçlerinde İnsan Kaynakları Bölümü’ne fayda sağlayacak veriler sunmaktadır.

Her işletmenin mentorluk programını kendi ihtiyaçları ve iş gerekleri doğrultusunda hazırlamasının işletmeye getirisinin yüksek olacağını da belirtmek yerinde olacaktır. Bu makale ile kısaca bir “Mentorluk Programı” dizaynını sizlerle paylaşarak mentorluk kavramının ve mentorluk programlarının işletmeye yararlarını vurgulamaya çalıştık. Faydalı olması dileğiyle…

Füsun ÖZÜLKE

(*) Bu yazı eş zamanlı olarak Remedy HR Blog‘da da yayınlanmaktadır.

İnsan kaynakları süreçlerine dair çözümleri, alanında yetkin İK profesyonellerinin yazıları ve daha fazlası için Remedy HR’ı ziyaret edebilirsiniz.